¿Cómo funciona la factura comercial?

La factura comercial (commercial invoice), base de la negociación comercial, es preparada por el vendedor y describe en forma clara la transacción, el consignatario y el sistema de pago.

La factura comercial debe ser tan detallada como sea posible y estar claramente redactada, con el fin de que la información sea comprensible hasta con un conocimiento limitado del idioma utilizado.

Este documento se utiliza principalmente para: inspección de la aduana en los puntos de exportación e importación; inspección por el comprador al recibo de la mercancía y pago de la mercancía por el comprador.

A falta de un contrato de compra-venta separado, la factura, aunque no constituye por sí misma un contrato, cobra una especial importancia como confirmación de las condiciones del acuerdo entre las partes.

Mediante la Resolución 1112 de la CAN, desde el 6 de noviembre de 2007, se establecieron los requisitos que deben cumplir las facturas comerciales como soporte del valor de transacción de las mercancías y se resaltan algunas novedades:

  • Reflejar los pagos directos efectuados o por efectuar del comprador al vendedor y los pagos indirectos realizados o por realizar del comprador a terceros en beneficio del vendedor.
  • Ser un documento original y definitivo. No se acepta una factura pro forma.
  • Ser expedida por el vendedor de la mercancía.
  • Carecer de borrones, enmendaduras o adulteraciones.
  • Contener como mínimo los siguientes datos: a) Membrete o logotipo del vendedor.
    b) Número y fecha de expedición.
    c) Nombre y dirección del vendedor.
    d) Nombre y dirección del comprador.
    e) Descripción de la mercancía.
    f)) Cantidad.
    g) Precio unitario y total.
    h) Moneda de la transacción comercial.
    i) Lugar y condiciones de entrega de la mercancía, según los INCOTERMS

La factura comercial puede tomar la forma de un mensaje electrónico, en cuyo caso deberá cumplir con los requisitos antes señalados, aplicándose lo establecido en la legislación nacional sobre regulación del comercio electrónico.

Cuando las facturas comerciales se presenten en un idioma diferente al español, la autoridad aduanera podrá exigir al importador que adjunte la traducción correspondiente.

 

Diferencia entre la factura comercial y el packing list

"Es absolutamente crucial que la información sobre la transacción y el envío rellenada en la factura comercial se corresponda con la listada en el packing list.
 
A pesar de que la información requerida en ambos documentos es muy similar y de que ambos son emitidos por el vendedor/exportador, los dos documentos cumplen propósitos muy diferentes.
 
En el packing list, el énfasis se pone en la descripción de las mercancías transportadas y su función está más relacionada con la logística: se usa para verificar que las mercancías enviadas por el exportador son recibidas en buen estado y en las condiciones acordadas. También sirve para gestionar y mantener actualizado los inventarios.
 
Además, en el caso de que se produzcan conflictos o reclamaciones con la naviera, las aduanas o entre el vendedor y el comprador, el packing list es uno de los documentos clave requeridos.
 
Por su parte, la factura comercial sirve para dejar constancia de la transacción financiera por la venta de las mercancías transportadas y por eso incluye detalles relacionados con el pago, los términos, etc.
 
El packing list se envía al receptor de las mercancías, mientras que la factura comercial se envía a la figura responsable del pago de las mercancías, que podría ser (o no) la misma persona." 
Fuente: icontainers.com/es/ayuda/factura-comercial-que-es/
 
 

¿Que debe tener una Factura Comercial?

 

Información relacionada con la transacción

  • Número de factura
  • Fecha de la factura
  • Número de pedido
  • Valor total de la venta
  • Moneda
  • Condiciones de pago
 

Información relativa al importador y el exportador

  • Información del exportador (nombre, dirección, teléfono, etc.)
  • Número de identificación fiscal del exportador (ej. VAT, EORI, etc.)
  • Información del importador (nombre, dirección, teléfono, etc.)
  • Número de identificación fiscal del importador (ej. VAT, EORI, etc.)
  • Información del notify (persona a la que se notifica de la llegada del envío)

 

Información relacionada con el envío de las mercancías

  • Número de bill of lading
  • Agente transitario
  • Código HS
  • Clara descripción de las mercancías (número de paquetes, unidades, peso, etc.)
  • Incoterm bajo el que han sido vendidas las mercancías
  • Origen de las mercancías
  • Seguro
  • Fecha de exportación, medio de transporte y destino final
  • Firma del shipper o expedidor